[연재칼럼⑧] 윌토피아의 굿라이프-가행직행

가정에서도 직장에서도 회의합시다

[프라임경제] ‘회의합시다~’ 월요일 오전 팀장님의 걸쭉한 목소리. ‘어휴 지겨운 저 회의, 또 시작이네’, ‘자기야 우리 가족회의 하는 거 어때?’ 아내의 큰 결심한 듯한 단호한 목소리 ‘회의? 이건 또 뭔 소리? 회사에서도 지긋지긋한 회의를 왜 집에서도 해야 해?’

3M경영연구소 조사에 따르면 미국에서는 하루에 1100만 번의 공식회의가 열리고 1년이면 휴일을 제외하고도 28억 번의 회의가 열린다고 한다. 또 관리자들은 하루 중 30~80%를 회의하는데 시간을 사용하고 비효율적 회의로 인해 매년 7억 5000만 달러의 손실을 얻는다고 한다. 혹자는 이렇게 회의가 많아서가 문제가 아니라 회의를 제대로 하지 못하는 것이 문제라고 지적한다.

또한 회의에 어려움을 느끼고 있는 참여자가 말하는 문제점은 아이디어가 구체화 되지 않는 점, 결론이 나지 않는 점, 주제와 벗어난 이야기로 회의시간이 길어지는 점, 회의 전에 주어진 안건에 대해 충분히 생각해 오지 않는 점 등을 꼽았다.

◆어떻게 하면 뻔한 회의를 펀(Fun)하게 할 수 있을까?

회의 유형에 대한 명확한 인식과 그에 맞는 준비가 필요하다. 예를 들어 정보수집과 전달이 목적이라면 전달의 노하우를 익히고, 의견교환이 목적이라면 열린 자세와 긍정적 말투가 필요하다. 이해조정이 필요한 회의라면 진행도 냉정해야 하고 타협점을 찾으려는 노력이 필요하다. 집에서는 가족과 함께 가족의 역할을 분담하고 서로의 일상생활을 돌아보고 의견을 듣는 화기애애한 가족회의가 될 수 있도록 편안하고 재미있는 진행이 필요하다.

◆논리적으로 말해야 한다.

회의 때 진행자나 참여자 모두 ‘말하기’를 잘 해야 한다. 주제에서 벗어난 이야기, 잘 알아듣지 못하는 말투, 자신의 주장만 내세우는 고집 등은 회의를 힘들고 비효율적으로 만든다.

논리적으로 말하기 위해서는 먼저 우선순위를 정해서 말하고 요점을 논리적으로 간단하게 말하는 연습이 필요하다. 또 한 문장에 하나의 생각을 표현한다. 듣는 사람의 이해 수준을 고려하는 말은 타인으로 하여

(주)윌토피아 강은정 사업부장

금 공감을 불러올 수 있다. 가족회의에서도 마찬가지다. 가족회의는 부모-자녀가 함께 참여하기 때문에 서로의 잘못이나 문제점을 지적하는 장이 되기 쉽다. 비난이나 평가는 최대한 빼고 있는 사실을 공유하고 서로 격려하는 분위기가 필요하다.

◆회의의 필요성에 대한 구성원 간의 합의가 먼저다.

직장에서 회의를 없앨 수는 없다. 회의는 의사결정의 중요한 커뮤니케이션 수단이기 때문이다. 회의 중 커뮤니케이션의 문제가 회의를 힘들고 불필요하게 만든다.

회의 전 충분한 준비가 필요하다. 사전에 안건을 공유하고 각 안건에 대한 고민을 충분히 하지 않으면 안되는 분위기를 만든다. 회의 시간은 정확히 지키고 끝나기로 약속한 시간을 30분 넘기지 않는다. 가족회의도 마찬가지이다. 가족의 중요한 사항을 논의하고 결정하기 때문에 회의에 불참하거나 적극적으로 참여하지 않으면 불이익을 줄 수 있다.