[프라임경제] 직장인들은 일주일에 몇 번의 회의에 참석할까? 그 중 업무 진행에 꼭 필요한 회의는 몇 %고, 특별한 목적 없이 열렸거나, 장시간 회의가 진행됐지만 결과를 도출하지 못한 회의는 몇 %일까?
실제 사람인과 인쿠르트가 조사한 결과에 따르면, 우리나라 직장인 10명 중 7명은 회의로 인해 스트레스를 받으며, 자신이 꼭 참석해야 한다고 생각하는 회의는 40%가 채 되지 않는다. 더불어 잦은 회의가 업무를 방해한다고 생각하는 사람도 85%나 된다.
회의는 △정보 교환과 평가 △문제 해결 △갈등 해결 △업무의 부담과 실행 계획 수립 등을 목적으로 한다. 회의가 제대로만 수행된다면 적은 시간과 노력만 투자해도 조직의 성과 창출에 큰 기여를 할 수 있다. 그러나 논의 방식이 맞지 않거나, 아무 결론이 나지 않거나 심지어 주제와 목적조차 불분명한 회의가 길게 늘어지는 경우가 많다.
그래서 많은 직장인들이 '회의(會義)'를 '회의(懷疑)'적으로 생각하는 것이다. 그렇다면 이상적인 회의는 어떤 것일까? '30분 회의'의 저자 정찬우 박사는 이상적인 회의의 요건과 이 같은 회의를 실현하기 위한 방법으로 '30분 회의법'을 제시한다.
정 박사가 말하는 이상적인 회의의 요건은 △누구나 필요한 시점에 쉽게 공지할 수 있는 회의 △미리 정해진 짧은 시간 내에 무조건 마치는 회의 △누구에게나 의사표현의 기회가 주어지는 회의 △회의 중에 회의록 작성이 완료되고, 참석자와 공유되는 회의 △결정된 일이 완료될 때까지 추적 관리가 되는 회의다.
또한 30분 회의에서는 적게 이야기하고, 짧게 보고하며, 더 많이 움직이는 조직이 승리한다는 주장을 펼친다. 모든 업무의 정답은 '실행’'인 만큼, 임팩트 있는 회의를 통해 빠르게 결정하고, 정확히 평가하는 문화가 정착되는 조직만이 불황을 이길 수 있다고 말한다.
30분은 저자의 경험에서 나온 시간이다. 30분은 사람들이 부담을 느끼지 않을 짧은 시간임과 동시에 어떤 큰 이슈에 대한 결론도 내릴 수 있는 충분한 길이의 시간이라고 설명한다.
마지막으로 저자는 이 같은 30분 회의를 조직에 제대로 정착시킨다면, 직원들의 만족도를 높이고 이익을 두 배로 올리는 효과를 얻을 수 있다고 강조한다.
한편, 업무의 50%를 줄여주는 혁신적 회의법인 '30분 회의'는 지난 7일 라온북에서 펴냈으며 가격은 1만2500원이다.
