[프라임경제] 비즈니스를 하는 사람들이 가장 많이 사용 하는 기기는 단연 전화기다. 업무 처리, 친목 도모 등 다양한 이유와 당위성으로 사람들은 전화를 이용해 자신의 밥벌이를 유지한다. 하지만 매일 같은 전화 통화라 할지라도 비즈니스의 성격이 들어가 있다면, 긴장의 끈을 놓아선 안 된다.
얼굴을 마주보지 않은 상태에서 건네는 당신의 사소한 행동이 그 언젠가 스스로의 발목을 잡게 될 수도 있기 때문이다.
그렇다면 비즈니스 전화를 사용하는 에티켓에는 어떤 것들이 있을까? 사실 전화를 사용하는 사람을 위한 매뉴얼은 상대에 따라 그리고 전화 내용에 따라 달라진다. 다만, 공통적인 사항들은 있다. 비즈니스를 위한 전화라 할지라도 사람 대 사람의 일인지라, 그 무엇보다도 예절을 강조해야 한다.
'가는 말이 고와야 오는 말이 곱다'는 속담이 있다. 사람의 기분이 매일매일 좋을 수는 없는 노릇. 하지만 그 기분을 전화 통화를 하며 드러내지는 말아야 한다. 전화선을 통해 들려오는 당신의 불쾌함은 상대에게 커다란 오해의 씨앗을 심어주기 때문이다.
또한 자신의 소속을 밝히지 않고 본론부터 들어가는 통화 매너 역시 불쾌함을 주기는 매한가지다. 사람과 사람 사이에 선행돼야 하는 것이 자기소개고, 본론은 그 후에 나와도 늦지 않다. 통화의 시작이 자기소개였다면 통화의 끝은 다정한 끝인사여야 한다. 용무가 끝났다고 급하게 전화를 끊는 것은 상대를 무안하게 만들 뿐 아니라 기본 인격까지 의심하게 하는 최악의 행동이다.
당신이 프로임을 어필하는 것도 중요한 포인트다. 가령 다음 통화를 기약할 때 두루뭉술하게 이야기 하지 말아야 한다. 정확한 시간대에 전화를 걸겠다는 멘트를 한 후 정확한 시간에 전화를 걸면 당신의 신뢰도는 급격히 상승할 것이다. '한번 뱉은 말은 꼭 지킨다'는 사회생활 최고의 이미지를 쌓을 수도 있다. 단, 상대가 통화하기 껄끄러운 시간대를 미리 체크해놓는 것은 당신의 센스에 달려있다.
요즘처럼 커뮤니케이션의 중요성이 강조되는 시대에는 전화를 걸기 전 통화 내용에 대한 대략적인 개요를 짜두는 것이 좋다. 대화를 하다가 말문이 막히면 그 순간부터 통화는 어색해지고 종료버튼만을 만지작거릴 수 있다. 대화의 순서와 요점을 간단히 메모 후 상대에게 지루한 통화가 되지 않게 함이 중요하다.
커뮤니케이션에 있어 거짓말 역시 금기사항이다. 통화 중 상대방의 말이 잘 안 들렸는데, 예의를 차리느라 들은 척 어물쩍 넘어간다면 후에 더 큰 망신을 당할 수도 있다. 주변 소음이 너무 심한 경우에는 자리를 이동해 "죄송합니다. 주위가 너무 시끄러워 자리를 옮겼습니다. 죄송한데 한번만 다시 말씀 부탁드려도 될까요?"라는 솔직한 멘트를 건넬 필요가 있다.
또한 할 말이 있어 전화를 건 쪽에서 통화를 먼저 끊어야 한다. 듣는 쪽에서 먼저 끊어버린다면 전화를 건 사람의 용건이 채 마치지 않은 상태로 통화를 종료하게 될 위험이 있다.
이외에도 전화벨이 너무 오래 울릴 때까지 받지 않는다던지, 존댓말을 사용하라는 등의 조언이 있을 수 있다. 사람의 인상은 첫인상에서 많은 부분 결정되지만 통화 중에서도 인상의 판단은 계속해서 이루어진다.
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이은주 이미지컨설턴트 / KT·아시아나항공·미래에셋·애경백화점 등 기업 이미지컨설팅 / 서강대·중앙대·한양대 등 특강 / KBS '세상의 아침' 등 프로그램 강연 / 더브아나운서아카데미 대표
