[프라임경제] 세상이 점점 맞춤화됨에 따라 개인이 맞춤옷을 입듯, 기업 대상의 맞춤 서비스 또한 일반적으로 이뤄지고 있는데요.
이 가운데 별것 아닌 듯 보여도 알고 보면 실속 있는 '문서관리 아웃소싱'도 빼놓을 수 없죠. 문서관리 아웃소싱은 복사, 인쇄 등 문서와 관련된 업무환경을 관리·진단·개선함으로써 사무실 업무시간과 비용을 절감하고 효율성을 제고하는 종합 솔루션을 일컫는데요.
기업환경 조사와 분석, 솔루션·하드웨어 구축, 출력환경 유지 보수 등 기업의 합리적인 문서환경을 만들어줍니다. 종이문서를 전자문서로 변환해주며 외근 나간 직원도 편리하게 일할 수 있도록 모바일 프린트 솔루션 등 다양한 기능을 제공하죠.
그 중 MPS(Managed Print Service, 통합 출력관리 서비스)는 복합기, 프린터 등 회사의 모든 출력기기를 일괄적으로 관리해주는 서비스인데요. 각 부서의 문서업무 프로세스에 가장 효과적으로 기기를 재배치해주고 소모품 부족, 장애 등 기기의 상태를 실시간 모니터링해줍니다.
지난해 MPS 구축을 마친 서울시는 무려 연간 182억원의 비용과 30%의 종이사용량 절감 효과를 얻을 것으로 예상했는데요.
이 밖에도 기업의 방대한 처리문서와 문서 보안 요구 수준이 높아지면서 기업별 문서 보관·관리 전문 업체도 늘고 있습니다. 보안이 요구되는 기업 서류를 안전하게 보관·관리하기 위해서는 문서보관기능뿐 아니라 보안 시스템을 갖춘 전문회사인지를 판단하는 것도 중요하죠.
보안시스템관리 전문 업체인 A사는 문서를 보안시스템으로 통합 관리해주는 'DMS(Document Management Service, 통합문서관리서비스)'를 선보였는데요. 일반 문서뿐 아니라 △채권서류 △회계전표 △임상시험자료 등 특화된 문서까지 차별화된 보관 공간을 갖춘 것이 특징입니다.
온라인 문서관리 시스템은 보관된 문서 현황 검색이 가능하며, 부여된 권한에 따라 출고 요청과 특정내용에 대한 메일 전송서비스 등을 지원하고 있는데요. 아울러 대량의 문서를 전자화하기 위해 DB설계부터 스캔, 편집과 정리까지 숙련된 전문가가 기업 문서를 데이터 센터로 입고하고 있답니다.
통합문서관리 업체에 문서를 맡긴다면 문서관리에 대한 신경 쓰임과 걱정하는 수고를 덜 수 있겠죠. 이처럼 문서관리 아웃소싱은 직원들 업무 생산성 향상을 비롯해 핵심사업에 더 집중할 수 있으며 △조직 효율화 △운영비 감소 △자원 효과적 사용 △통제 어려운 기능 제어 등 다양한 효과를 기대할 수 있습니다.
